Ata - o que é, significado e definição

A ata é o documento que registra de forma escrita o que aconteceu em uma reunião ou assembleia. Ela deve ser redigida logo após o término do encontro ou durante o mesmo, e sua principal característica é o registro fiel dos fatos. Nada pode ser acrescentado ou retirado do que foi dito e discutido.

Por ser um documento formal, a ata geralmente segue um formato rígido e deve ser assinada por todos os participantes da reunião ou pelos responsáveis designados, como o presidente e o secretário da sessão.

Importância da Ata

A ata serve como um registro oficial e legal das decisões tomadas em uma reunião. Ela pode ser utilizada como prova em processos judiciais ou administrativos e garante que todas as partes envolvidas tenham conhecimento das deliberações e resoluções discutidas.

Além disso, a ata facilita o acompanhamento de ações futuras, uma vez que detalha os compromissos e as responsabilidades assumidas por cada participante.

Como elaborar uma Ata

Elaborar uma ata requer organização e atenção aos detalhes. A seguir, veja os passos e recomendações para escrever uma ata de maneira adequada:

1. Identificação da reunião: No início da ata, é necessário identificar claramente o tipo de reunião (assembleia, reunião de diretoria, conselho etc.), a data, o horário de início e fim, e o local onde a reunião ocorreu.
2. Participantes: Liste os participantes presentes, incluindo aqueles que chegaram após o início da reunião ou saíram antes do fim. Em alguns casos, pode ser necessário registrar a ausência de determinados membros ou convidados.
3. Pauta: A pauta da reunião deve ser destacada, mencionando os pontos que serão discutidos e deliberados ao longo do encontro.
4. Discussões e deliberações: Cada ponto discutido na pauta deve ser registrado na ata, juntamente com as deliberações, decisões e votações realizadas. É importante manter a objetividade e não incluir opiniões pessoais no documento.
5. Encerramento: O encerramento da reunião deve ser registrado, mencionando o horário de término e eventuais assuntos gerais que tenham sido discutidos no final.
6. Assinaturas: Ao final da ata, é necessário incluir as assinaturas dos responsáveis pela reunião e, em alguns casos, dos demais participantes. A assinatura do presidente da reunião e do secretário responsável pela redação é obrigatória.

Dicas para redigir uma Ata clara e objetiva

• Escreva em terceira pessoa: A ata deve ser escrita sempre na terceira pessoa, com foco no que foi discutido, sem o uso de pronomes pessoais.
• Evite opinões e comentários pessoais: A ata é um registro factual. Não inclua opiniões, adjetivos ou qualquer juízo de valor sobre o que foi discutido.
• Seja claro e objetivo: Use frases simples e diretas para descrever os eventos. Evite ambiguidades e certifique-se de que todas as decisões e votações estão claramente documentadas.
• Registro cronológico: Organize os pontos da ata conforme a sequência em que foram discutidos, respeitando a ordem dos acontecimentos.
• Revise antes de assinar: Antes de encerrar o documento, revise o conteúdo para garantir que todos os pontos foram registrados corretamente.

A ata é essencial para documentar reuniões e assembleias, servindo como um registro formal e legal das decisões e discussões realizadas. Elaborar uma ata requer atenção aos detalhes e deve ser feita de forma clara, objetiva e organizada. Seguindo as orientações mencionadas, é possível criar um documento eficiente, que assegura a integridade das informações discutidas.